Ist CMS eine sinnvolle Option oder nur ein Hype?
Seit ein paar Jahren sind Content-Management-Systeme (CMS) in aller Munde. Viele fragen sich wie das passende CMS ausgewählt wird, was es im Einzelfall bringt und wer braucht ein CMS. Grundsätzlich sind Content-Management-Systeme ganz nützlich. Mit relativ geringem Aufwand, ohne Basiskenntnisse über die im Hintergrund arbeitenden Webtechnologien können mit CMS gewartet, gepflegt und erweitert werden. Im Idealfall kann jeder der eine Tastatur bedienen kann auch Inhalte in eine Webseite einpflegen.
Es geht auch ohne CMS
In der Regel wird der Eindruck erweckt, das im Web ohne CMS heute nichts mehr geht. Zum Nachteil der Kunden wird oft mit Kanonen auf Sparten geschossen. Häufig werden Webseiten erstellt, denen man auf einen Blick ansieht, dass im Hintergrund CMS arbeitet. Immer mehr Webdesigner mutieren zu CMS-Installateuren. Sinngemäß übersetzt bedeutet CMS schlicht und einfach Inhaltsverwaltungssystem. Ein CMS dient also der Verwaltung der Inhalte sowie der Organisation und Pflege der Webpräzens ganz ohne Kenntnisse von Webtechnologien wie PHP, CSS und HTML. Inhalte werden ganz einfach über ein Webinterface ergänzt, verändert und organisiert. Content-Management-Systeme gibt es vom einfachen System für den Hausgebrauch bis zu komplexen Systemen mit Nutzerverwaltung, Rechtevergabe usw.
Folgende Inhalte sind für eine Webpräzent vorhanden die als reine Webvisitenkarte dient:
• Startseite
• Anfahrtskarte
• Über uns
• Impressum / Kontakt
Im WWW sind in vielen Bereichen Webseiten mit bescheidenem Umfang und statischen Inhalten die Regel. Dafür ist nicht unbedingt ein CMS erforderlich. Meistens werden an den paar Seiten nur alle paar Jahre Änderungen vorgenommen und wenn die Inhalte geändert werden sollen ist das auch ohne CMS schnell und einfach erledigt. Das Geld kann man sich eigentlich sparen.
Mit dem passenden CMS Zeit und Geld sparen
Falls ein unpassendes System ausgewählt wird, können die Hostingkosten höher als unbedingt nötig ausfallen. 
Darüber hinaus steht der Schulungsaufwand, selbst bei einfachen Systemen in keiner Relation zum Nutzen und zum Preis. Meistens ist alles was man gelernt hat bereits wieder vergessen, wenn es benötigt wird und man muss sich für Änderungen und Anpassungen erneut an den Dienstleister wenden. CMS macht also nicht immer Sinn. Wenn es aber doch sinnvoll ist, sollte das passende ausgewählt werden.
Wie wird das richtige CMS ausgewählt?
Oft wird ein CMS gewählt, das nicht zum Bedarf passt. Meistens ist es das CMS das vom Webdesigner oder der beauftragten Agentur am liebsten genutzt wird. Für den individuellen Bedarf des Kunden kann es völlig ungeeignet sein. Vor der Entscheidung für ein CMS sollte eigentlich immer eine umfassende Bedarfsanalyse gemacht werden. Das ist leider eher selten der Fall. Oftmals kommen viel zu überdimensionierte CMS zum Einsatz. Mitunter sind auch Anpassungen nötig, was mit der Wahl von einem passenden System nicht erforderlich wäre. Mit überdimensionierten oder ungeeigneten Systemen hat man nicht nur ungenutzten Ballast, sondern unter Umständen entstehen auch erhebliche Folgekosten. Die Mehrkosten können unter anderem durch höheren Schulungsaufwand, höhere Serveranforderungen entstehen.
Die Bedarfsanalyse ist wichtig
Für eine sinnvolle Entscheidung ist eine Bedarfsanalyse aus den bereits genannten Gründen unerlässlich. Am Markt gibt es eine Vielzahl an CMS, unter denen für nahezu jedes Anforderungsprofil das optimale System vorhanden ist. Für jeden Kunden gibt es die optimale Lösung, wenn der Bedarf analysiert wird.
Ausschlaggebende Faktoren sind unter anderem:
• Die Größe des Gesamtumfangs der Webseite oder der zu erwartende Umfang?
• Wie viele Personen pflegen die Webseite?
• Werden unterschiedliche Bearbeitungsrechte eingeräumt?
• Wie sind Format und Form von bereits vorhandenen Inhalten?
• Welche Besucherzahl wird für die Webseite erwartet?
Das optimale CMS sollte die Anforderungen möglichst genau abdecken oder den geringsten Anpassungsaufwand erfordern.
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